Verfahrensordnung zum SWS-Hinweisgebersystem

1. Sinn und Zweck

Der nachhaltige Erfolg des Stadtwerke-Schwerin-Unternehmensverbundes (SWS-Unternehmensverbund) und ihrer Lieferanten basiert auf Integrität und Compliance. Daher haben das Einhalten gesetzlicher Vorgaben und interner Regularien sowie der Lieferantenkodex oberste Priorität. 

Um diesem Anspruch gerecht zu werden, ist es wichtig, von möglichem Fehlverhalten der Beschäftigten oder Lieferanten Kenntnis zu erhalten und dieses zu unterbinden. Neben der frühzeitigen Aufdeckung ist vor allem die Prävention von Missständen und Risiken das Ziel des Hinweisgebersystems des Stadtwerke-Schwerin-Unternehmensverbundes.

Hinweise von Beschäftigten, Lieferanten, Interessenten und Kunden oder Dritten können zur Aufdeckung und Verfolgung von Straftaten und zum Abstellen von Missständen führen. Mit dem vorliegenden Hinweisgebersystem wird allen Beschäftigten und Lieferanten der Unternehmen des SWS-Unternehmensverbundes sowie Dritten ein Instrument angeboten, um legales Verhalten sicherzustellen und Verstöße aufzudecken. 

Liegen Verdachtsmomente für Risiken bzw. ein Fehlverhalten insbesondere zu wirtschaftskriminellen Handlungen, anderen Straftaten oder schweren Unregelmäßigkeiten sowie Menschenrechts- und Umweltverletzungen in einem Unternehmen des SWS-Unternehmensverbundes entlang der Lieferkette vor, steht allen Meldenden (nachstehend als „Hinweisgebende“ bezeichnet) die Möglichkeit offen, sich an die Compliance-Verantwortliche / den Compliance-Verantwortlichen des SWS-Unternehmensverbundes zu wenden.

2. Verfahrensablauf

2.1 Grundsätze des fairen Verfahrens

Die Basis des Hinweisgebersystems des SWS-Unternehmensverbundes sind die Grundsätze des fairen Verfahrens. Dadurch wird der bestmögliche Schutz der Hinweisgebenden und aller von dem Fehlverhalten und seiner Aufklärung betroffenen Personen sichergestellt.

• Das faire Verfahren schließt insbesondere auch die Möglichkeit der Abgabe anonymer Meldungen und den Austausch darüber ein.
• Dabei ist es für die Unternehmen des SWS-Unternehmensverbundes selbstverständlich, dass Hinweisgebende und alle Personen, die bei der Untersuchung mitwirken, nicht benachteiligt werden.
• Ein missbräuchlicher Umgang des Hinweisgebersystems wird nicht geduldet.
• Es gilt die Unschuldsvermutung, bis das Fehlverhalten erwiesen ist.
• Der vertrauliche Umgang mit Hinweisen ist dabei für die Unternehmen des SWS-Unternehmensverbundes von oberster Priorität.

Weiteres Vorgehen

Bei Bedarf wird mit der/dem Hinweisgebenden der Sachverhalt erörtert. Alle, die Hinweise auf Risiken und Verdachtsfälle erhalten, sind verpflichtet, diese Hinweise vertraulich zu behandeln. 

Die Hinweise werden auf Plausibilität und Glaubwürdigkeit geprüft. Hierbei wird - auch bei einer nicht-anonymen Abgabe der Meldung - die von den gesetzlichen Bestimmungen und den internen Regelungen im SWS-Unternehmensverbund geforderte Vertraulichkeit sichergestellt. Die mit der Durchführung des Verfahrens beauftragten Personen (Compliance-Verantwortliche) sind insbesondere im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben zur Verschwiegenheit verpflichtet und agieren unabhängig. 

Das Hinweisgebersystem des SWS-Unternehmensverbundes geht jedem Verdachtsfall nach, sofern die Hinweise für eine Untersuchung ausreichend konkret sind (begründeter Anfangsverdacht).

Die mit der Fallbearbeitung beauftragte Person innerhalb des SWS-Unternehmensverbundes koordiniert den weiteren Umgang mit den Hinweisen. Alle Hinweise werden gründlich und fair überprüft, um bei Bedarf die richtigen Maßnahmen einzuleiten. Über Einleitung und Abschluss interner Ermittlungsmaßnahmen entscheidet die beauftragte Person des SWS-Unternehmensverbundes in Absprache mit der zuständigen Geschäftsführung. Die Interessen des SWS-Unternehmensverbundes sind ebenso zu wahren wie die Rechte der/des Hinweisgebenden und aller in die Sachverhaltsaufklärung involvierten Personen. 

Für alle Personen, zu deren Verhalten ein Hinweis eingeht, gilt die Unschuldsvermutung. Damit eng verbunden ist das Recht auf Anhörung. Deshalb werden die durch einen Hinweis betroffenen Personen so bald wie möglich über den eingegangenen Hinweis informiert und auf ihre Auskunfts- und Berichtigungsrechte hingewiesen. Soweit allerdings ein ernstzunehmendes Risiko besteht, dass durch eine Benachrichtigung die Untersuchung des Hinweises gefährdet ist, kann eine diese bis nach Abschluss der Untersuchung bzw. bis zum Wegfall des Risikos aufgeschoben werden.